BASE DE DATOS EN ACCESS

Pasos para crear una nueva base de datos

Crear una base de datos mediante una plantilla

1.    Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office  y después en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.

2.    En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

3.    Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

4.    Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.

5.    Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 

6.    Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Crear una base de datos en blanco

1.    En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2.    En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no proporciona una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y después haga clic en Aceptar.

3.    Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

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Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. 

Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

Si no desea escribir información en Tabla1 en este momento, haga clic en Cerrar. Si ha realizado cambios en la tabla, Access le pide que guarde los cambios a la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar la tabla abierta.